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Anträge und Formulare

Ob Parkkartenanträge, AStA Fördermittel, Fachschaftsgeld oder Semesterticketrückerstattungen: Dies ist die Seite an denen ihr alles rund um den AStA finden solltet. Die meisten der Formulare können bequem am Computer ausgefüllt werden und erfordern lediglich eine analoge Unterschrift. Falls ihr Fragen zu einem der Anträge haben solltet, wendet euch an den Bürodienst oder die zuständigen Referierenden. Sie freuen sich, euch helfen zu können!

Falls ihr auf der Suche nach Protokollen des AStA und Stura seid: Da Teile der Protokolle nur für Studierende der Universität Rostock bestimmt sind, können sie auf dieser Seite leider nicht zur Verfügung gestellt werden.

Ihr findet sie unter https://www.uni-rostock.de/einrichtungen/vertretungen-und-beauftragte/studierendenvertretungen/. Scrollt einfach nach ganz unten und gebt euer Nutzerkennzeichen und das Passwort ein um zu sehen was auf den Sitzungen beschlossen wurde.

Oder kommt einfach vorbei! Der AStA trifft sich regelmäßig am Dienstag um 19:15 Uhr, der StuRa zweiwöchentlich am Mittwoch um 19:15 Uhr.

Für manche Universitätsstandorte ist es möglich, Parkkarten für private PKW zu beantragen.

Die Beantragung ist möglich unter: https://portal.asta-rostock.de/de/asta/parkkarten/

Dieser Antrag kann per Mail an buero.asta@uni-rostock.de eingereicht werden.

Kannst du dir den Semesterbeitrag nicht leisten, kannst du eine Rückerstattung beantragen. Das ausgefüllte Dokument muss persönlich oder per Mail beim AStA Bürodienst eingereicht werden. (ACHTUNG: DIE AKTUELLE FRIST WURDE VERLÄNGERT. DU KANNST DEINEN ANTRAG BIS ZUM 31.12.2023 EINREICHEN.)

Für die Erstattung des Beitrags aufgrund sozialer Härte muss das Ticket NICHT entwertet werden. Ihr könnt das Ticket dann weiter nutzen, es wird aus der Sozialförderung der Studierendenschaft bezahlt.

Antrag auf Semesterbeitragsrückerstattung aus sozialen Gründen

This request can be turned in via e-mail to buero.asta@uni-rostock.de

If you don’t have enough money to pay for the semester fee, you can request a refund. The completed document must be submitted to the AStA office or via email to buero.asta@uni-rostock.de latest until 4 weeks after the start of the lecture period. (PLEASE NOTE: THE CURRENT DEADLINE HAS BEEN EXTENDED TO 31.12.2023.)

For the refund of the fee due to financial hardship, the ticket does NOT have to be voided. You can continue to use the ticket, it will be paid for by the social support of the student body

Request for a refund of the semester fee due to financial hardship

Das Antragsformular für die Rückerstattung im Sommersemester 2024 wird Mitte März 2024 hochgeladen. Vorher eingehende Anträge (z.B. ohne oder mit veralteten Antragsformularen) gelten als nicht gestellt.

HINWEIS: Aufgrund eines Missverständnisses wurde kommuniziert, dass Auslandsaufenthalte im Studium verpflichtend sein müssen. Dies ist nicht der Fall – eine Rückerstattung kann auch beantragt werden bei Auslandsaufenthalten, die freiwillig (z.B. als ergänzende Leistung im Studium) absolviert werden.

Hinweis: Es können nur Anträge bearbeitet werden, welche, inklusive aller Nachweise, postalisch beim AStA Büro eingehen. Eine Antragsstellung per E-Mail ist nicht möglich!

Das Semesterticket ist ein solidarisches Ticket, das von allen Studierenden gleichermaßen finanziert wird. Der Studierendenausweis kann für das Gesamtnetz des VVW (Stadt und Landkreis Rostock) als Fahrausweis inkl. Fahrradmitnahme genutzt werden. In besonderen Gründen, kann der Beitrag zum Semesterticket rückerstattet werden.

Im Falle einer Rückerstattung aufgrund einer Exmatrikulation, kann auch der Beitrag der Studierendenschaft und des Studierendenwerks rückerstattet werden, Anträge hierzu sind gesondert an das Studierendensekretariat zu richten.

Zu einer Rückerstattung auf Grund einer sozialen Härtesituation siehe hier: https://www.asta-rostock.de/wp-content/uploads/2018/10/Semesterticketantrag

Bei allen weiteren Gründen gilt das folgende Verfahren:

Es gibt folgende Gründe für die Semesterticketrückerstattung:

a) Exmatrikulation im laufenden Semester

b) Offizielle Beurlaubung

c) nachweislicher Aufenthalt außerhalb Rostocks während des Semesters aus Studien- und Praktikumsgründen

d) Immatrikulation im laufenden Semester

e) Fernstudium

f) nachweislicher Anspruch auf unentgeltliche Beförderung nach dem Schwerbehindertengesetz

Hinweis zu Erstattungsgrund c): Der Aufenthalt außerhalb von Rostock muss für das Studium relevant sein und diese Studienrelevanz muss nachgewiesen werden können! Ein fakultativer Aufenthalt außerhalb von Rostock ist kein Erstattungsgrund! Bei Auslandssemestern sei zu bemerken, dass diese nicht verpflichtend sein müssen.

Die Semesterticketrückerstattung ist schriftlich beim Allgemeinen Studierendenausschuss (AStA) unter Angabe des Grundes zu beantragen. Dazu ist das hierfür vorgesehene Formblatt zu verwenden. Die antragstellende Person hat eine Mitwirkungspflicht. Sie muss sämtliche geforderte Unterlagen und Nachweise beibringen, die für eine Antragsprüfung und Bescheidung notwendig sind.

Die antragstellende Person muss an der Universität Rostock eingeschrieben – oder im Falle der Exmatrikulation eingeschrieben gewesen – sein.

Die Anträge werden durch den Bürodienst des AStA auf Vollständigkeit und inhaltliche Korrektheit vorab geprüft sowie mit dem korrekten Eingangsdatum versehen und anschließend durch das Finanzreferat bearbeitet. Über die Annahme der Anträge ist nach den in dieser Verfahrensbeschreibung festgelegten objektiven Kriterien zu befinden.

Das Semesterticket wird durch den Bürodienst nach Antragstellung mittels Lochung des Studienausweises entwertet. Dies gilt nicht für den Grund der Immatrikulation im laufenden Semester.

Nur Anträge, die fristgerecht vollständig eingereicht werden, werden durch den AStA bearbeitet.

Alle Rückerstattungsanträge erfordern das Formblatt. Zusätzlich ist der Studienausweis einzureichen. Der Studienausweis ist der*dem Antragstellenden nach Antragsprüfung wieder auszuhändigen.

Je nach Grund der Rückerstattung sind die folgenden Nachweise zu erbringen:

a) die Exmatrikulationsbescheinigung

b) die Studienbescheinigung mit dem Vermerk „beurlaubt“

c) Bescheinigung der externen Stelle oder bei externer Promotion die Bescheinigung der*des Promotionsbetreuer*in

d) Immatrikulationsbescheinigung

e) Bescheinigung über das Fernstudium

f) Nachweis über den Anspruch auf unentgeltliche Beförderung nach dem Schwerbehindertengesetz

Die vollständigen Rückerstattungsanträge sind bis spätestens zum 31. Mai im Sommersemester und bis zum 30. November im Wintersemester beim Bürodienst des AStA zu stellen. Andernfalls erlischt der Anspruch auf Rückerstattung. Diese Fristen sind Ausschlussfristen. Maßgeblich ist der Poststempel. Erstattungen sollen im Sommersemester bis zum 31. Juli und im Wintersemester bis zum 31. Januar erfolgen. Sie sind auf das jeweilige Semester beschränkt.

Wird der Antrag fristgerecht aber erst nach Semesterbeginn gestellt, erfolgt eine anteilige Erstattung. Dies betrifft Rückerstattungsanträge, die für das Sommersemester nach dem 31. März, für das Wintersemester nach dem 30. September eingehen. Maßgeblich für diese Berechnung ist der Tag der Entwertung des Semestertickets.

Erstattet wird 1/6 des jeweiligen Semesterticketbeitrages für jeden nach Antragstellung verbleibenden vollständigen Monat des Semesters. Anteilige Beiträge für weniger als zwei Monate werden nicht erstattet.

Bei Antragstellung fehlende Nachweise können spätestens bis zu den Ausschlussfristen nachgereicht werden. Der Bürodienst informiert Antragstellende einmalig in geeigneter Form über etwaige fehlende Dokumente.

Verspätet eingegangene oder unvollständige Anträge werden ohne inhaltliche Prüfung zurückgewiesen. Es gilt jeweils das Datum des Posteinganges. Fällt der Tag des Fristablaufs auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, gilt der nachfolgende Werktag als Fristende.

Die der VVW GmbH vom AStA zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten (Name, Vorname, Erstattungsgrund, Vollständigkeit der Antragsunterlagen, Matrikelnummer, Erstattungsbetrag) werden nur für buchhalterische Zwecke, insbesondere für die Abrechnung des Semestertickets gespeichert und verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Unberührt davon bleibt die gesetzliche Auskunftspflicht gegenüber übergeordneten Behörden. Die Aufbewahrung der Daten erfolgt nach den gesetzlichen Vorgaben der DSGVO. Die Verpflichtung zur Löschung besteht nicht, wenn die VVW GmbH oder der AStA gesetzlich zur Aufbewahrung oder sonst zur Speicherung dieser Daten verpflichtet ist.

Antrag auf Semesterticketrückerstattung wegen Praktika, Auslandsaufenthalt usw.

Derzeit arbeiten wir mit Hochdruck am Antragsverfahren und geben so bald es geht nähere Informationen zum Verfahren, Fristen, etc. bekannt. Das entsprechende Formular wird bald verfügbar sein.

Rückerstattung aufgrund vorhandenem Deutschlandticket durch Arbeitgeber*in oder anderweitige vergünstigte Alternative

The new form for the refund in Sommersemester 2024 will be uploaded here in middle of March 2024 . Earlier requests can not be considered.

Please note: Only requests that are submitted to the AStA office by mail, including all supporting documents, can be processed. A request by e-mail is not possible!

The semester ticket is a solidary ticket, which is paid for equally by all students. The student ID can be used as a ticket for the entire network of the VVW (city and district of Rostock), including the transportation of a bike. In special cases, the semester ticket fee can be refunded.

In the case of a refund due to exmatriculation, the fee for the student body and the Studierendenwerk can also be refunded; requests for this must be submitted separately to the Student Secretariat.

Semester ticket refunds must be requested in writing by submitting a request to the AStA using the form provided on the website and stating the reason for the request. You can request a refund for the following reasons:

a) Exmatriculation during the semester

b) Official leave of absence

c) demonstrable study-relevant stay outside Rostock during the semester for academic and internship reasons (an elective stay outside Rostock is not a reason for refund)

d) enrollment during the semester

e) distance learning

f) demonstrable entitlement to free transportation according to the law for severely handicapped persons.

The applicant must be enrolled – or in the case of exmatriculation, have been enrolled – at the University of Rostock. 

The requests are pre-screened by the AStA office to ensure that they are complete and correct in terms of content, and are marked with the date on which they were received, after which they are processed by the Finance Department. Requests are to be decided upon according to the objective criteria set forth in this procedure description.

The semester ticket is voided by the office after the request has been submitted by punching a hole in the student ID card. This does not apply to requests submitted due to enrollment during the current semester.

Only applications that are submitted in full by the deadline will be processed by the AStA.

In addition to the form, you must also submit your student ID. Once the request has been processed, the student ID card will be returned to you. In addition, depending on the reason for reimbursement, the following evidence must be provided:

a) the certificate of exmatriculation

b) the certificate of study with the note “leave of absence”

c) a certificate from the external body or, in the case of an external dissertation, a certificate from the doctoral supervisor

d) certificate of enrollment

e) certificate of distance learning

f) proof of entitlement to free transportation in accordance with the Severely Disabled Persons Act.

The completed refund requests must be submitted to the AStA office no later than May 31 in the summer semester and November 30 in the winter semester. Otherwise, the claim for reimbursement expires. If sent by mail, the date of the postmark is decisive. 

If the request is submitted on time but after the start of the semester, a proportional refund will be granted. One-sixth of the respective semester ticket fee will be refunded for each complete month of the semester remaining after the request has been submitted. Proportional fees for fewer than two months will not be refunded.

Evidence missing at the time of submission can be submitted later, up to the deadline. The AStA office will inform applicants about any missing documents once in an appropriate form.

You will find further information about the refund process or criteria on the application form.

If you have any questions about the refund in general, please contact finanzen.asta@uni-rostock.de.

Applications received late or incomplete will be rejected without examination of their content. The date of receipt of the mail shall apply in each case. If the day of the deadline falls on a Saturday, Sunday or public holiday, the following working day is considered the end of the deadline.

The personal data provided to the VVW GmbH by the AStA (surname, first name, reason for refund, completeness of the application documents, matriculation number, refund amount) will only be stored and processed for accounting purposes, in particular for the billing of the semester ticket. The data will not be passed on to third parties. This does not affect the legal obligation to provide information to higher-level authorities. The data is stored in accordance with the legal requirements of the GDPR. The obligation to delete does not apply if the VVW GmbH or the AStA is legally obligated to retain or otherwise store this data.

Request for a refund of the semester ticket due to internships, stays abroad, etc.

Du absolvierst ein Praktikum/PJ außerhalb Rostocks, legst einen Auslandsaufenthalt ein oder bist aus anderen studienrelevanten Gründen nicht in Rostock und möchtest dir daher dein Semesterticket zurückerstatten lassen? Fülle einfach diese Bescheinigung aus und gib sie zusammen mit dem Semesterticketrückerstattungsantrag im Büro ab. Wir kümmern uns dann um alles weitere!

Bescheinigung bei studienrelevanten Tätigkeiten

Du promovierst außerhalb Rostocks und möchtest dir daher dein Semesterticket zurückerstatten lassen? Fülle einfach diese Bescheinigung aus und gib sie zusammen mit dem Semesterticketrückerstattungsantrag im Büro ab. Wir kümmern uns dann um alles weitere!

Bescheinigung externe Promotion

Zum Beantragen von Fördermitteln bei der Studierendenschaft muss dieses Formular ausgefüllt und dem Bürodienst vorgelegt werden. Neben dem Formular ist eine kurze schriftliche Projektbeschreibung und eine Kostenaufstellung über das Gesamtprojekt einzureichen. Anträge bis zu einer Antragssumme von 1500€ werden im AStA behandelt. Hierzu muss der Antrag bis einen Werktag vor der AStA-Sitzung eingehen. Anträge mit einer Antragssumme über 1500€ oder mit einem Förderungsbereich außerhalb der BRD müssen im StuRa behandelt werden. Hierzu muss der vollständige Antrag 7 Tage vor der StuRa-Sitzung eingereicht werden. Auf der entsprechenden Sitzung muss ein:e Vertreter:in den Antrag vorstellen und für Rückfragen zur Verfügung stehen. Der Antrag wird dann vor Ort entschieden.

Hinweis: Es sollte vor Antragsstellung das entsprechende Referat beratend oder informativ einbezogen werden.

Förderantrag

Diese Handreichung stellt die Förderungsbedingungen in verkürzter Form da. Es gibt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Im Zweifel gilt immer die Finanzordnung der Studierendenschaft.

Handreichung zu Förderanträgen

Das Referat für Finanzen des AStA verwaltet die Gelder der Fachschaftsräte. Für Überweisungen von den Konten der Fachschaftsräte ist dieser Antrag auszufüllen und dem Finanzreferat zukommen zu lassen.

Überweisung von beschlossenen Fachschaftsmitteln

Diese Handreichung gilt allen Fachschaftsräten als Informationsmaterial zum Thema Fachschaftsfinanzen. Bei weiteren Fragen kann das AStA-Referat für Finanzen konsultiert werden. Es besteht keinen Anspruch auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Im Zweifelsfall gilt die Finanzordnung der Studierendenschaft.

Handreichung zu Fachschaftsfinanzen

Mitglieder der studentischen Gremien die im offiziellen Auftrag unterwegs waren, können ihre Reisekosten selbstverständlich abrechnen.

Reisekostenerstattung

Wurden von dir private Gelder für den AStA oder StuRa ausgelegt, kann mit diesem Antrag die Grundlage für den Schuldenausgleich geschaffen werden.

Erklärung zu privat verauslagten Mitteln

Studieren mit Kind ist keine leichte Aufgabe. Um eine gleichzeitige Beteiligung an Gremien ein wenig zu unterstützen, kann die Betreuung des Nachwuchses erstattet werden. Dafür muss nur diese Liste ausgefüllt und an den Sozialausschus (oder dem Bürodienst) übermittelt werden.

Kostenerstattung für Kinderbetreuung während der Gremiensitzungen

Hinweis: die Kandidatur ist bis zum 8. Mai möglich. Am 8. Mai muss das Formular bis 15 Uhr ausgedruckt im AStA/StuRA-Büro oder per Mail an wahlen.stura@uni-rostock.de eingereicht worden sein. Alle Infos zur Wahl gibt es auf wahlen.stura-rostock.de

StuRa-Kandidatur 2023

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